Hinweisgeberschutz

Gemeinsame Richtlinie zur Umsetzung des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG)

Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt u.a. den Schutz von Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen.

Dazu sieht das Gesetz folgende Maßnahmen vor:

Whistleblower müssen die Möglichkeit erhalten, Hinweise mündlich, schriftlich oder auf Wunsch auch persönlich abzugeben. Wird ein Hinweis abgegeben, muss die interne Meldestelle dies dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen bestätigen.

Binnen drei Monaten muss die Meldestelle den Whistleblower über die ergriffenen Maßnahmen informieren, beispielsweise über die Einleitung interner Compliance-Untersuchungen oder die Weiterleitung einer Meldung an eine zuständige Behörde, etwa eine Strafverfolgungsbehörde.

Als zweite, gleichwertige Möglichkeit zur Abgabe von Hinweisen wird beim Bundesamt für Justiz eine externe Meldestelle eingerichtet. Die Bundesländer können darüber hinaus eigene Meldestellen einrichten.

Whistleblower können sich frei entscheiden, ob sie eine Meldung an die interne Meldestelle ihres Unternehmens abgeben oder eine externe Meldestelle nutzen möchten.

Auch anonymen Hinweisen soll nachgegangen werden.

Zum Schutz der Whistleblower vor "Repressalien" enthält das Gesetz eine weitgehende Beweislastumkehr: Wird ein Whistleblower im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit "benachteiligt", wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie ist. Zudem kommen Schadensersatzansprüche des Whistleblowers aufgrund von Repressalien in Betracht.

Gem. § 12 HinSchG haben Beschäftigungsgeber dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können (interne Meldestelle).

Die internen Meldestellen betreiben gem. § 13 HinSchG Meldekanäle nach § 16, führen das Verfahren nach § 17 und ergreifen Folgemaßnahmen gem. § 18. Sie halten ferner für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über externe Meldeverfahren und einschlägige Meldeverfahren von Organen, Einrichtungen oder sonstigen Stellen der EU bereit.

Nach § 14 HinSchG kann eine interne Meldestelle eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestellt betraut wird.

Gem. § 15 HinSchG sind die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Es ist sicherzustellen, dass ihre sonstigen Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen. Die Mitarbeiter der internen Meldestelle müssen über die notwendige Fachkunde verfügen.

Zur Einrichtung von internen Meldestellen verpflichtete Beschäftigungsgeber richten gem. § 16 HinSchG Meldekanäle ein, über die sich Beschäftige an die internen Meldestellen wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Die Meldestelle soll auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht aber keine Verpflichtung zur Einrichtung von Meldekanälen für anonyme Meldungen. Die Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.

Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen.

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Gem. § 17 HinSchG ist das Verfahren wie folgt durchzuführen:

Die interne Meldestelle

1. bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen,
2. prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt,
3. hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
4. prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
5. ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen und
6. ergreift angemessene Folgemaßnahmen nach § 18.

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Die Folgemaßnahmen ergeben sich aus § 18 HinSchG. Diese sind insbesondere

1. interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren,
2. die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen,
3. das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder
4. das Verfahren zwecks weiterer Untersuchung abgegeben an
   a) eine Ermittlungseinheit beim Beschäftigungsgeber oder
   b) eine zuständige Behörde.

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Regelungen für den Geschäftsbereich des Magistrats der Stadt Nidda

a) Gem. § 14 Abs. 1 HinSchG wird eine interne Meldestelle durch eine mehrere Personen bestehende Arbeitseinheit geschaffen. Diese Arbeitseinheit besteht aus dem Fachbereichsleiter Zentrale Dienste, dem Vorsitzenden des Personalrates und der Gleichstellungsbeauftragten. 

b) Die Mitglieder der Arbeitseinheit und die jeweiligen Vertreter erhalten Zugriff zu der für diesen Zweck einzurichtenden Email-Adresse und werden als Ansprechpartner für telefonische Meldungen benannt. Die Adresse lautet: whistleblower@nidda.de 

c) Im Falle eines eingehenden Hinweises ist der Fachbereichsleiter Zentrale Dienste für die ordnungsgemäße Behandlung des Vorgangs verantwortlich. Geht der Hinweis telefonisch bei einem anderen Mitglied der Arbeitseinheit ein, informiert dieses Mitglied den Fachbereichsleiter Zentrale Dienste oder seinen Vertreter, der sodann wie oben verfährt.

d) Er veranlasst unverzüglich eine Zusammenkunft der Arbeitseinheit und leitet die Beratung, verantwortet die Dokumentation und veranlasst ggf. die Weiterleitung an weitere Behörden. 

e) Die Aufgabenverteilung bei evtl. erforderlicher weiterer Ermittlungen erfolgt nach den Erfordernissen des jeweiligen Einzelfalls in diesem Kreis.  

f) Es wird eine eigene Rubrik auf dem Schwarzen Brett im Intranet der Stadt Nidda angelegt, in der alle erforderlichen Informationen auch zu externen Meldestellen für die Beschäftigten zu erfahren sind.

g) Die Mitglieder der Arbeitseinheit sind wie folgt zu erreichen:

a. FBL Uwe Bonarius – u.bonarius(at)nidda.de,   06043 8006-110

b. (Vertreter) Michael Obleser – m.obleser(at)nidda.de,   06043 8006-116

c. PR Gerhard Laertz – g.laertz(at)nidda.de,   06043 8006-119

d. (Vertreter) Ralf Schweizer, r.schweizer(at)nidda.de   0151 64309074

e. (Vertreterin) Jeannette Becker, j.becker(at)nidda.de,   06043 8006-167

f. Gleichstellungsbeauftragte Karin Knölcke, k.knoelcke(at)nidda.de,   06043 8006-211

g. (Vertreterin) Martina Merz, m.merz(at)nidda.de  06043 400617

Stand: 04.03.2023